¿QUÉ HACER CON LAS ASAMBLEAS ORDINARIAS DE ACCIONISTAS DURANTE EL ESTADO DE EMERGENCIA POR EL COVID 19?

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Según el artículo 422 del Código de Comercio “Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de estos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio (…)”. La asamblea ordinaria de accionistas es la oportunidad para que los socios examinen la situación de la sociedad, aprueben estados financieros, designen administradores, revisen cuentas, decidan sobre la distribución de utilidades, entre otros. En vista de lo anterior: i) la realización de la misma es de vital importancia en el ámbito societario; y ii) se deben realizar – por regla general – a más tardar el 31 de marzo del año en curso.

Desde la teoría, a la fecha gran parte de las sociedades constituidas en Colombia debieron haber realizado sus respectivas asambleas ordinarias para el 2020. No obstante, el 12 de marzo de este año el Ministerio de Salud y Protección Social declaró el Estado de Emergencia Sanitaria por el COVID – 19, razón por la cual muchas no pudieron llevarse a cabo. En vista de esto y de la obligatoriedad sobre la materia, surge la duda de qué hacer en estos casos. La solución a tal interrogante se encuentra en la Ley 222 de 1999, el Decreto 398 de 2020, el Decreto 434 de 2020 y las Circulares 100-00002 y 01-113528 de 2020 expedidas por la Superintendencia de Sociedades.

De acuerdo con la normativa mencionada, las sociedades cuentan con dos opciones: la primera de ellas es realizar las reuniones no presenciales establecidas en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 o acogerse a los plazos previstos en el artículo 5 en el Decreto 434 de 2020, que se explicarán más adelante.

¿En qué consisten las reuniones no presenciales establecidas en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995?

Como su nombre lo dice, son reuniones que no requieren la presencia física de los socios y que, por ende, pueden realizarse a través de medios electrónicos. Para ello, es necesario que cumplan con los siguientes requisitos:

  • Garantizar que todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva;
  • Cumplir con el quórum deliberatorio;
  • Realizar la verificación de la identidad de los participantes virtuales por parte del Representante Legal;
  • Cumplir con las formalidades y plazos para la convocatoria de acuerdo con lo establecido en los Estatutos o en la Ley, según aplique;
  • Mencionar dentro de la convocatoria los medios tecnológicos que serán utilizados y la manera en la cual se accederá, así como los requerimientos técnicos;
  • Dejar prueba de su realización.

En estos casos, igual que en las asambleas presenciales, deberá dejarse constancia mediante acta y respetarse las mayorías decisorias definidas en los Estatutos. Adicionalmente, las actas: i) deberán asentarse en el libro correspondiente dentro de los 30 días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo; y ii) deberán ser suscritas por el Representante Legal y el Secretario.

Finalmente, para las convocatorias realizadas antes del 12 de marzo de 2020, cuya reunión se programó para fecha posterior a la Declaratoria del Estado de Emergencia, el Gobierno autorizó dar alcance a las citaciones. Dicho alcance consiste en informar por medio escrito a los convocados que la reunión se aplazará – en la forma expuesta más adelante – o que se realizará a través de la denominada “reunión no presencial”. La sociedad se podrá acoger a este último escenario siempre y cuando: i) se dé el alcance a la citación – a más tardar- un día antes de la fecha de la reunión; ii) se indique el medio tecnológico y la manera de acceder a la misma; y iii) se envíe el comunicado del alcance por el mismo medio utilizado para realizar remitir la convocatoria inicial.

¿En qué consisten los plazos previstos en el artículo 5 en el Decreto 434 de 2020 y la Circulares 100-00002 y 01-113528?

El Gobierno autorizó la ampliación de los plazos para llevar a cabo la Asamblea Ordinaria de Accionistas para el año 2020, de acuerdo con los siguientes escenarios y en la siguiente forma:

  • Escenario 1: no se ha realizado la convocatoria. De acuerdo con la Superintendencia de Sociedades “(…) Las sociedades supervisadas que no hayan convocado a la reunión ordinaria del máximo órgano social [Junta de Accionistas], podrán optar por acogerse al nuevo plazo previsto en el Decreto 434 de 2020 para realizar la reunión ordinaria del ejercicio 2019”. De acuerdo con esto, las Sociedades que se encuentren en este escenario podrán realizar la reunión dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional.
  • Escenario 2: se realizó la convocatoria y no se ha llevado a cabo la reunión. En este caso las sociedades pueden acogerse al plazo previsto en el artículo 5 del Decreto 434 de 2020 y realizar la misma dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional. Según la Superintendencia de Sociedades “(…) En ese sentido, [las Compañías] deberán enviar una comunicación a los socios informando que la reunión se va a aplazar y se han acogido al nuevo plazo, haciéndolo por el mismo medio que utilizaron para la convocatoria [inicial]”.
  • Escenario 3: se realizó la convocatoria, pero la reunión no se pudo llevar a cabo. Según la Superintendencia de Sociedades “(…) Las sociedades supervisadas que en los términos de la Circular Externa 100-00002 de 2020, no hayan podido o no puedan reunirse por haberse presentado una imposibilidad para hacerlo, deberán realizar la nueva convocatoria acogiéndose a lo previsto por el Decreto 434 de 2020 [es decir, realizar la reunión dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional]”.

¿Qué hacer si al cabo del plazo previsto en el artículo 5 del Decreto 434 de 2020 no se ha convocado, ni realizado la Asamblea Ordinaria de Accionistas?

En este escenario los Accionistas podrán hacer uso de “la reunión por derecho propio”, cuyo ejercicio también se postergó en función de la declaratoria del Estado de Emergencia Sanitaria. En consecuencia, los miembros de la Junta de Accionistas estarán habilitados para tal efecto, el primer día hábil del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria.

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